Tipp der Woche

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BACKUP / DATENSICHERUNG

Kennen Sie die 3 wichtigsten Regeln der EDV ?

1. BACKUP
2. BACKUP
3. BACKUP

Sie meinen, das klingt übertrieben ?
Stellen Sie sich einmal vor, die Arbeit die Sie in der letzten Woche oder im letzten Monat geleistet haben, müssten Sie noch einmal machen.
Das wäre doch bestimmt sehr ärgerlich.

Ohne eine Datensicherung kann Ihnen das sehr schnell passieren !

In meiner täglichen Arbeit habe ich es immer wieder mit Kunden zu tun, bei denen eine Festplatte defekt ist
Wenn es soweit ist, dann ist es meistens schon zu spät. Die Daten und damit Ihre Arbeit und Zeit sind verloren.
Eine neue Festplatte kaufen und einbauen ist nicht das Problem. Das kostet heute nicht mehr viel und geht sehr schnell. Das Aufspielen des Betriebssystems und der Programme ist auch nicht das Problem, obwohl man dabei auch oft feststellt, dass aus dem Internet heruntergeladene Programme und Informationen nicht mehr verfügbar sind.

Das eigentliche Problem sind die Daten, die man selber in mühevoller Kleinarbeit eingetippt und bearbeitet hat.

Wissen Sie noch, wie aufwendig es war, das letzte mal die Tabelle in Excel zu erstellen und was es für eine unendliche Tipperei war, als Sie das lange Word-Dokument eingetippt haben ? War es nicht ein tolles Bild, das Sie mit Ihrem Zeichenprogramm erstellt haben ? Ohne Sicherung sind alle diese Daten meistens unwiederbringlich verloren.

Wirklich schlimm und teuer wird es, wenn Sie Ihre Kundendaten verlieren. Wie wollen Sie jemals wieder alle Ihre Kunden erreichen, wenn Namen und Adressen und Telefonnummern nicht mehr da sind ?

Von den noch offen stehenden Rechnungen und Angeboten brauchen wir erst gar nicht reden. Da kommt ein Verlust auf Sie zu, der Sie die Existenz Ihrer Firma kosten kann.

Das alles kann man mit wenig Aufwand absichern !

Die Lösung des Problems: DATENSICHERUNG (englisch BACKUP).

Grundsätzliches zur Datensicherung
Am besten wäre es, wenn Sie ihre Datensicherung niemals brauchen. Sie haben ja auch keine Feuerversicherung damit es brennt, sondern damit Sie abgesichert sind, wenn es gebrannt hat. Betrachten Sie die Datensicherung einfach als vorbeugende Maßnahme oder als Brandschutz

Murphy sagt: "Die Sicherung, die Du gerade machst, wirst Du niemals brauchen" gut, hoffen wir, dass es so ist. Murphy sagt aber auch: "Die einzige Sicherung die Du wirklich brauchst, hast Du nicht gemacht".

Da hilft nur eines: konsequent Sicherungen durchführen.

Wann sollte ich eine Datensicherung durchführen ?

Immer dann, wenn Sie die gerade geleistete Arbeit nicht noch einmal machen wollen.
Das kann z.B. nach einem Tag sein, wenn Sie den ganzen Tag an Ihrem Computer gearbeitet haben. (Wer will schon den gestrigen Tag noch einmal arbeiten).
Das kann auch nach einer Woche sein, wenn Sie nur sehr wenig am Computer gearbeitet haben.
Denken Sie immer daran: Die bis jetzt noch nicht gesicherten Daten sind verloren.

Praxistipp: Sichern Sie während der Arbeit ihre gerade eingtippten Daten, indem Sie auf DATEI SPEICHERN klicken. Es ist wohl schon jedem einmal passiert, dass er versehentlich Daten wieder gelöscht hat. Und noch etwas: Ein Stromausfall ist selten, kommt aber fast immer völlig unerwartet.


Was muss ich sichern und was nicht ?

Sichern Sie alle selbst eingegebenen Daten wie z.B. Excel-Tabellen, Word-Dokumente, Grafiken und alles, was Sie nicht auf Original Disketten oder CDs haben.
Dazu gehören auch Programme und Daten, die Sie aus dem Internet herunter geladen haben.
Eingescannte Dokument und Fotos sollten Sie ebenfalls sichern. Selbst wenn Sie die Originale noch haben, wäre der Arbeitsaufwand zur wiederherstellung sehr hoch.
E-Mails sind teilweise wichtig und sollten ebenfalls gesichert werden.
Haben Sie an Ihre Faxe im Computer gedacht ?

Praxistipp: Sichern Sie lieber zu viel als zu wenig. Meistens sind der Zeitaufwand und die Kosten nur geringfügig höher. Der Nutzen bei der Wiederherstellung Ihrer Daten ist sehr hoch.


Das Betriebssystem und die Originalprogramme müssen Sie nicht unbedingt sichern, denn Sie haben ja die Originale, von denen Sie neu installieren können.

Teilsicherung und Vollsicherung

Was wir bis hierher getan haben entspricht einer Teilsicherung Ihres Systems. Das bedeutet, die wichtigsten Teile werden gesichert und die Originale (Betriebssystem und Programme) werden nicht gesichert. Das hat den Vorteil, dass Sie geringere Datenmengen sichern als bei einer Vollsicherung. Gleichzeitig hat es den Nachteil, dass Sie alle bereits getätigten Einstellungen und Konfigurationen wieder neu machen müssen, denn Ihr System ist ja nach der Neuinstallation auf Standardwerte eingestellt. Auch das kann unangenehm werden.

Eine Vollsicherung umfasst dagegen alles was sich auf Ihrem Rechner befindet. Das Betriebssystem, alle Programme, alle selbst eingegebenen Daten und alle Einstellungen/Konfigurationen werden gesichert. Das hat den Nachteil, dass Sie bei der Datensicherung mehr Zeit benötigen und ein großes Sicherungsmedium (Band / CD / 2. Festplatte).
Die Vorteile sind dagegen: Komplette Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes mit allen Daten und Einstellungen. Kurze Zeit bis zur Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit.
(Bedenken Sie auch den Zeitaufwand bei der Wiederherstellung, ein EDV-Fachmann ist nicht billig).

Empfehlung: Ich empfehle Ihnen eine Vollsicherung weil Sie damit den sichersten Weg wählen und nichts verloren gehen kann. Sie arbeiten nach der Wiederherstellung an der selben Stelle weiter und müssen nichts doppelt machen.


Auf welches Speichermedium soll ich sichern ?

Die Wahl des Speichermediums hängt ab von der Art der Sicherung (Teilsicherung oder Vollsicherung) und von der Menge der zu sichernden Daten. Wollen Sie nur eine Teilsicherung machen und es handelt sich um nur wenige Daten, so reichen oft eine oder mehrere Disketten aus. Bedenken Sie dabei, dass eine Diskette 1,44 MegaByte speichern kann. Eine Sicherung von bis zu 10 Disketten ist wohl noch akzeptabel. Alles was darüber hinausgeht sollte auf eine CD-RW (Compact Disc Re-Writable / Wiederbeschreibbare CD) gesichert werden. Auf einer CD-RW können Sie 650 MegaByte speichern. Das entsricht dem Inhalt von 451 Disketten.
Der nächste Schritt ist eine DVD; auch diese gibt als wiederbeschreibbare DVD (DVD-RW). Eine DVD kann 4,7 GigaByte, also 7,23 mal soviel wie eine CD oder 3260 mal soviel wie eine Diskette speichern.

Noch ein Wort zur Datensicherheit bei unterschiedlichen Medien. Disketten speichern die Daten magnetisch ab. Die Daten können mit einem Magneten auf der Diskette gelöscht werden. Legen Sie Ihre Disketten also nicht in die Nahe von Magnetfeldern.

CDs und DVDs speichern die Daten nicht magnetisch, sondern optisch. Ein Laserstrahl brennt kleine Punkte und Striche in das Material ein. CDs und DVDs sind unempfindlich gegen Magnetfelder. Disketten und CDs und DVDs können ca. 1000 mal wieder beschrieben werden.
Dann gibt es noch Bandlaufwerke, auf die man seine Daten sichern kann. Bandlaufwerke sind teuer, arbeiten im Vergleich zu CDs und DVDs sehr langsam, können aber sehr große Datenmengen (8 GigaByte bis 24 GigaByte und mehr) aufnehmen.

Der Anschaffungspreis einer CD-RW liegt heute bei ca. 0,20Euro, der eine DVD-RW bei ca. 0,50 so dass sich also ein Preis von 0,0002 Cent pro Sicherung ergibt. Wenn man noch die Kosten eines CD- oder DVD-Brenners von ca. 40,- Euro mit einbezieht, so kommt man pro Sicherung auf ca. 10 Cent. Das ist eigentlich nicht viel Geld für die Sicherheit, die man damit erlangt. Die Wiederherstellung der Daten wäre wohl um ein Vielfaches teurer.

Empfehlung: Ich empfehle Ihnen die Nutzung von DVD-RWs. Datenmengen bis zu 4,7 GigaByte können zu geringen Kosten gesichert werden.


Mindestens 3 Sicherungen anlegen.

Warum reicht eine Sicherung nicht aus ?
Ich empfehle die Sicherung auf mindestens 3 Datenträgern (egal ob Disketten oder CD oder CD-RW oder DVD). Sichern Sie mindestens auf 3 Datenträger, damit Sie im Notfall eine oder zwei Reserven haben.
Eine 2. oder 3. Sicherung kann sehr hilfreich sein, wenn Sie beim Wiederherstellen Ihrer Daten einmal ein Problem bekommen. Sei es, dass ein Datenträger versehentlich gelöscht wurde, oder beschädigt wurde oder es Lesefehler gibt, so haben Sie immer noch 2 weitere in Reserve. Nun müssen Sie natürlich nicht jede Sicherung 3 mal durchführen. Ich empfehle die 3 Datenträger reihum immer wieder zu benutzen. Wenn Sie professionell vorgehen wollen und jeden Tag an Ihrem Computer arbeiten, dann sollten Sie für jeden Tag der Woche eine Diskette oder eine CD-RW anlegen und diese mit dem jeweiligen Wochentag beschriften. Sie haben dann also den "Montag" Datenträger, den Sie am Montag zur Sicherung benutzen. Am "Dienstag" wird dann natürlich der "Dienstag" Datenträger benutzt usw. Wenn nun z.B. am Donnerstag ein Problem auftritt, können Sie von Ihrer "Mittwoch" Sicherung die Daten wieder herstellen. Sollte die "Mittwoch" Sicherung defekt sein, so nehmen Sie einfach die "Dienstag" Sicherung und haben nur maximal einen Tag verloren. Selbst wenn die "Dienstag" Sicherung defekt sein sollte, können Sie die "Montag" Sicherung benutzen und haben maximal die Arbeit von 2 Tagen verloren.
Wichtig ist das auch, wenn Sie z.B. einen Virus auf Ihrem Rechner haben und es erst nach 2 Tagen gemerkt haben.

Wo lagert man die Datensicherung ?

Bewahren Sie die Datensicherung an einem Ort auf, wo sie vor Zugriff gesichert ist. Es sind Ihre ganz persönlichen Daten, die sonst evtl. in falsche Hände geraten. Natürlich sollte es am Lagerort keine Magnetfelder geben und der Lagerort sollte kühl und trocken sein. Direkte Sonneneinstrahlung vermeiden.
Lagern Sie die Datensicherung möglichst nicht direkt neben Ihrem Rechner, sondern in einem anderen Gebäude oder zumindest in einem anderen Raum oder einer anderen Etage. Die Datensicherung soll ja bei einem eventuellen Feuer- oder Wasserschaden nicht zusammen mit dem Computer zerstört werden. Ein neuer Computer ist schnell beschafft, Ihre Daten nicht.

Wenn Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, kontaktieren Sie mich bitte. <kontakt>

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