Visitenkarten
So unterstützen Sie Ihr positives Image

Quelle
Stil & Etikette 5/2003

Darum geht es:
Visitenkarten sind - vor allem beruflich - sowohl bedruckt als auch elektronisch ein wichtiges Kommunikationsmittel. Sie tragen maßgeblich zu einem positiven Image bei. Dieses Kapitel informiert Sie nicht nur über internationale Visitenkarten-Etikette, sondern auch über Inhalt und Aussehen der Karten.

Das Wichtigste im Überblick
Visitenkarten unterstreichen Ihr positives Image. Deshalb sollten Sie ihnen in jeder Hinsicht große Aufmerksamkeit widmen.
Der Gast gibt die Karte zuerst; danach ist die Gastgeberin oder der Gastgeber dran. Schauen Sie beim Überreichen Ihrer Karte dem Gegenüber in die Augen.
Handschriftlich korrigierte Visitenkarten wirken im Business unprofessionell. Auf privaten Karten, die zum Beispiel nur den Namen enthalten, sind zusätzliche Notizen erlaubt.
Der beste Aufbwahrungsort für die eigenen Kärtchen ist ein Ledermäppchen oder ein Metallkästchen. Darin können sie weder verknickt noch beschmutzt werden.
Bei Auslandsbesuchen sind zweisprachige Karten unerlässlich. Am häufigsten verwendet wird die internationale Geschäftssprache Englisch.
Zu Gast in Japan denken Sie bitte daran, dass die Meishi - so heißen Visitenkarten auf japanisch - immer mit beiden Händen überreicht werden.
Eine moderne Variante, sich und seine Firma vorzustellen, ist die CD-Visitenkarte. Sie vermittelt potenziellen Kunden einen Einblick in das Unternehmen, eingebettet in Animation und Musik.
Im Internet gilt Ihre Homepage als Visitenkarte. Daher sollten Sie ihr größte Aufmerksamkeit widmen.
Eine sorgfältig geführte Visitenkartenkartei ist Gold wert.

Visitenkarten sind Türöffner
Visitenkarten gehören zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln bei der ersten Begegnung mit Geschäftsleuten. Die Angaben auf den Karten zeigen Ihnen Tür und Tor beim Gegenüber, ermöglichen Telefon- und Faxverbindungen oder den Zugang zum Internet.
Standard im internationalen Geschäft sind gedruckte Visitenkarten. Darauf sollten folgende Angaben stehen:

o Vor- und Zuname
o gegebenenfalls Titel
o Funktion
o Abteilung
o Firmenadresse einschließlich Telefon-, Handy- und Faxnummem
o E-Mail- und Intemetadresse
o eventuell Firmenlogo.

Darüber hinaus ist es möglich. Laden- oder Praxis-Öffnungszeiten oder kleine Anfahrtsskizzen unterzubringen.
Solche Skizzen stehen auf der Rückseite. Für private Angaben wie Adresse, E-Mail und/oder Handynummer ist die Rückseite ebenfalls geeignet.

Tipp:
Bitte klären Sie einerseits mit Ihrer Firma, ob private Angaben erwünscht sind. Bedenken
Sie andererseits, dass bei Ihnen zuhause vermehrt berufliche Telefonate eingehen können.

Visitenkarten-Etikette
Ein Blick zurück

Ursprünglich diente die Visitenkarte als Besucherkarte.
Damen und Herren der besseren Gesellschaft im viktorianischen England überreichten die Karte erst dem Butler, der diese auf dem Silbertablett zu seiner Herrschaft trug und den Besucher auf diese Weise standesgemäß anmeldete.
Aus dieser Tradition hat sich erhalten, dass Visitenkarten vor allem bei Geschäftskontakten zu Beginn eines Besuchs oder Gesprächs ausgetauscht werden. Nach wie vor geben Sie als Gast Ihre Karte zuerst; danach ist die Gastgeberin oder der Gastgeber dran. Sehen Sie sich beim Überreichen der Karten gegenseitig an.
Machen Sie einen Geschäftsbesuch, geben Sie am besten Ihre Visitenkarten zunächst am Empfang ab. Das vereinfacht die Anmeldung und das Ausfüllen von Besucherausweisen. Nach diesem Prozedere bekommen Sie die Karte zurück. Sie können sie später der Person geben, die Sie abholt.

Tipp:
Es ist unhöflich, eine Karte ungelesen wegzustecken oder die Visitenkarten wie Spielkarten quer über den Tisch hinweg zu verteilen.

Visitenkarten-Tausch in einer Gruppe
In Gruppen erhält zuerst die oder der Ranghöchste die Visitenkarte. Ist eine Hierarchie nicht erkennbar, können Sie die Visitenkarten der Reihe nach verteilen. Nun hat jeder die Gelegenheit, genau zu lesen und sich Namen und mögliche Titel zu merken. Im Verlauf eines Gesprächs erleichtert dies das gegenseitige Ansprechen mit Namen und Titel - das schafft Sympathie und gibt der Unterhaltung eine persönliche Note. Gelegentlich bieten Namen einen guten Einstieg in den Small Talk
In manchen Situationen ergibt sich der Austausch von Visitenkarten erst nach dem Gespräch. Dies ist vor allem bei privaten Begegnungen so und ein Hinweis, dass der Kontakt vertieft werden soll.

Kleine Hilfen fürs Gedächtnis
Machen Sie sich auf der Rückseite einer erhaltenen Karte möglichst bald Notizen. Aber bitte erst dann, wenn Sie außer Sichtweite der Person sind, die Ihnen ihre Karte gegeben hat. Schreiben Sie auf, wen Sie wann wo kennen gelernt haben. Diese Gedächtnisstützen machen sich bei späteren Kontakten bezahlt.
In Meetings ist es nützlich, Visitenkarten entsprechend der Sitzordnung auf den Tisch zu legen, um sich Gesichter und Namen besser einzuprägen.

Ohne Fehl und Tadel
Makellose Visitenkarten sind das A und 0 eines guten Images. Sie sollten deshalb fehlerfrei sein. Daher ist es empfehlenswert, den Text sorgfältig auf Tippfehler zu prüfen, bevor Sie ihn zum Druck freigeben. Ebenfalls wichtig: Handschriftlich korrigierte Visitenkarten wirken unprofessionell. Bei Änderungen sollten Sie rechtzeitig neue Karten drucken lassen.
Der beste Aufbewahrungsort für die eigenen Karten ist ein Ledermäppchen oder ein Metallkästchen. Außerdem finden Sie in den meisten Aktentaschen, Planern und Brieftaschen spezielle Fächer für Visitenkarten. Dagegen ist das Portmonee, das Herren in der Gesäßtasche mit sich herumtragen, kein guter Aufbewahrungsort. Dort werden die Karten verbogen.
Auch Eselsohren, Fettflecken oder Lippenstiftspuren hinterlassen bei Ihrem Gegenüber einen schlechten Eindruck. Das fällt nicht allein auf Sie zurück, sondern auch auf das von Ihnen repräsentierte Unternehmen.

Tipp:
Gehören Sie zu den Zeitgenossen, die ihre eigenen Visitenkarten gern als Notizzettel missbrauchen? Dann streichen Sie bitte die Vorderseite durch, damit Sie die bekritzelte Karte nicht versehentlich weitergeben.

Auch als Grußkarte zu verwenden
Mit einer Visitenkarte können Sie Grüße oder kurze Nachrichten übermitteln; sie ersetzt dann einen Kurzbrief. Auch im Privatleben sind Visitenkarten stilvoll und praktisch. In einen kleinen Umschlag gesteckt, eignen sich die Kärtchen anstelle vorgefertigter Grußkarten bestens zum Überreichen eines Geschenks oder eines Blumenstraußes. Ein handschriftlich dazugesetzter Gruß sorgt für Ihre persönliche Note.

Tipp:
Sehr exklusiv wirken Privatkarten nur mit Namen und Titel, die Sie bei Bedarf um Adresse, Telefonnummer und andere Angaben ergänzen können. Im Gegensatz zum beruflichen Bereich sind handschriftliche Zusätze im Privatleben nicht verpönt.

International
Für Geschäftsleute, die oft ins Ausland reisen oder ausländische Gäste empfangen, sind zweisprachige Visitenkarten unerlässlich. Der fremdsprachige Text steht normalerweise auf der Rückseite. Diese Seite zeigt nach oben, wenn die Karte überreicht wird.
Am häufigsten verwendet wird die internationale Geschäftssprache Englisch. Noch besser machen sich Visitenkarten in der Sprache des jeweiligen Gastlandes oder Besuchers. Die Übersetzung des Textes sollte sicherheitshalber einem Profi überlassen werden. Erfahrungsgemäß haben "handgestrickte" Übersetzungen Fallstricke. Die Gefahr von Missverständnissen ist groß.

Japanisches Zeremoniell
Der Einsatz von Visitenkarten wird weltweit recht unterschiedlich gehandhabt. Im europäischen Ausland gelten weitestgehend die gleichen Regeln wie in Deutschland. In Übersee werden Business cards formlos ausgetauscht.
Dagegen gibt es in Japan ein protokollarisches Zeremoni. Jüngere oder in der Hierarchie tiefer eingestufte Mitarbeiter machen den Anfang, der richtige Zeitpunkt ist unmittelbar nach Betreten eines Raums und kurzem Small Talk gekommen.

Meishi - deutsch: Visitenkarten
Sie werden mit beiden Händen überreicht und in Empfang genommen. Im Unterschied zu den westlichen Gepflogenheiten sehen sich die Partner nicht direkt an, sondern verbeugen sich voreinander, um so gegenseitigen Respekt zum Ausdruck zu bringen.

Fassen Sie die Karten an den oberen Ecken an. Bei der Präsentation Ihrer Karte zeigt die Seite mit der japanischen Schrift nach oben, sodass Ihr Gesprächspartner den Text schnell lesen und sich informieren kann. Erhaltene meishi lesen Sie sofort und ausgiebig. Achtloses Wegstecken empfinden Japaner als abweisend. Pluspunkte bringt der Versuch, den Namen des Gegenüber und den Namen seiner Firma auszusprechen. Während eines Meetings legen Sie die Karten in der Reihenfolge der Sitzordnung vor sich auf den Tisch.

Tipp:
Es ist ratsam, einen großen Vorrat an Visitenkarten nach Japan mitzunehmen, da sie dort gerne und freigebig ausgetauscht werden. Keine greifbar zu haben, wäre ein dicker Fauxpas. Im Falle eines Falles gibt es in den Einkaufspassagen großer Hotels spezielle Läden, die innerhalb von 24 Stunden Visitenkarten produzieren.

Optik -Haptik
Entscheidend für die Wirkung der Visitenkarte sind Gestaltung und Material. Für Privatkarten sind Form, Farbe und Gestaltung keine Grenzen gesetzt. Je konservativer Sie sich Ihr Image wünschen, desto weniger ausgefallen sollte Ihre Karte sein.

Geschäftliche Visitenkarten können je nach Branche vornehm-gediegen, poppig-bunt, rund oder eckig sein. In jedem Fall sagen auch sie viel über das Image Ihrer Firma aus. Greifen Sie bei der Gestaltung möglichst auf die Hilfe von Grafikern, Werbeagenturen und Druckereien zurück.

Achten Sie auf das Corporate Design
Viele Unternehmen haben ein Corporate Desigr (CD), das unter anderem die einheitliche Gestatung der gedruckten Geschäftsausstattung - neben Visitenkarten umfasst sie Briefbogen, Kuverts und Kurzmitteilungen - regelt. Das firmenspezifische CD schreibt Farbe, Papierqualität und Schriftarten vor und gilt weltweit.l

Format
Das am häufigsten verwendete Format hat Scheckkartengröße, je nach Gestaltung wird hoch oder quer bedruckt. Die Größe einer Karte ist unter Umständen abhängig davon, wie viele Informationen untergebracht werden sollen. Achten Sie vor allem darauf, dass die Details übersichtlich angeordnet sind, damit sie auf den Blick erfasst werden können. Sind mehr als die Standart-Informationen notwendig, bietet sich entweder die Rückseite oder eine Klappkarte an.
Fotos passen nur zu bestimmten Branchen, zum Beispiel Film, Foto, Werbung. Die Bilder müssen von bester Qualität, freundlich und aktuell sein.

Tipp:
Der Übersichtlichkeit wegen bei Farbe und grafischen Elementen bitte nicht übertreiben.

Schrift
Im Beruf eignen sich für den Text gut lesbare Druckschriften. Der Schriftgrad sollte mindestens acht Punkt betragen. Bei allen Schriftarten lässt sich über Schriftgröße, Fettdruck oder Kursivstellung die Gestaltung variieren. Achten Sie auf eine klare Linie und halten Sie sich auch an diesem Punkt an den Gestaltungsgrundsatz "weniger ist mehr". Bei Privatkarten wirkt eine englische Schreibschrift auf Bütten sehr edel.

Material
Visitenkarten aus Papier sind Standard. Das Material sollte eine gute Haptik haben, sich also angenehm anfühlen, biegefest sein, aber nicht zu stark. Besonders fein wirken gelbliches Bütten- und mattweißes Leinenpapier oder hochwertiges Papier in gebrochenem Weiß.

Hingucker
Einen guten Blickfang bieten ausgefallene Formate, ein originelles Logo sowie ungewöhnliche Schriftzüge oder Farben. Alles zu vermischer wäre zu viel des Guten, weil die Wirkung verloren geht.
Wer das Besondere liebt und Kosten nich scheut, kann sich kleine Kunstwerke anfertigen lassen.

Die CD-Visitenkarte
Eine moderne Variante, sich und seine Firma vorzustellen, ist die CD-Visitenkarte. Sie vermittelt potenzieller Kundschaft einen visuellen Einblick in das Unternehmen, eingebettet in Animation und Musik. CD-Visitenkarten sind in jedem CD-Laufwerk abspielbar. Die etwa Scheckkarten großen Karten verfügen nach Angaben der Herstellerfirma www.focusvi-sion.de über eine Speicherkapazität von 20 MB.

Im Netz
Im elektronischen Datenverkehr sind Visitenkarten inzwischen gang und gäbe. Sie werden beim Versand von E-Mails eingesetzt und enthalten in der Regel die gleichen Standardangaben wie gedruckte Karten, in Einzelfällen beschränkt sich die elektronische Karte auf die Unterschrift des Users.
Die Visitenkarte steht unter dem Text der E-Mail-Nachricht. Im Allgemeinen verfügen die Mail-Programme über einen Button auf der Schaltfläche, über den sich die "Signatur" eingeben, anklicken und einfügen lässt. In Firmen wird die Signatur automatisch eingerichtet und angehängt.

Tipp:
Die zum Beispiel per Outlook oder Lotus Notes eingefügte Karte kann direkt in das entsprechende Adressbuch übernommen werden. Wer oft mit dem Adressbuch von Palm, Handy und Co. arbeitet und mit dem PC abgleicht, hat so auf Wunsch die VCards immer bei sich.

Eine andere Form der Visitenkarte:
Die Homepage
Die
Homepage, die erste Seite, die nach dem Aufrufen einer Intemetadresse auf dem Bildschirm erscheint, wird gern als Visitenkarte der oder des im Internet Vertretenen bezeichnet. Auf der Homepage stellt sich das virtuelle Gegenüber vor.

Damit User schnell das Wichtigste über den Inhaber der Webseite erfahren, sollten die Homepage-Informationen übersichtlich und anschaulich präsentiert sein.

Für Unternehmen ist der Intemetauftritt ein wichtiger Image-Träger, entsprechend lassen sie ihn von Profis entwickeln. Eine private Homepage lässt sich mit weniger Aufwand erstellen. Für diesen Zweck gibt es spezielle Software-Programme. Bei manchen Providem sind sie Teil des Service-Pakets.

Darüber hinaus offeriert das Internet ungezählte Möglichkeiten, gedruckte Visitenkarten selbst herzustellen. Es gibt jede Menge Programme und Intemetadressen, mit deren Hilfe Sie Karten nach Ihrem ganz persönlichen Geschmack kreieren können. Von der Qualität her sind solche Karten in der Regel für den privaten Gebrauch geeignet. Für das Geschäft taugen sie nur bedingt.

Kartei-Datei
Eine sorgfältig gepflegte Visitenkartenkartei ist Gold wert. Sie hilft dem Gedächtnis auf die Sprünge, wenn Kontakte wieder aufgefrischt werden sollen. Für die Ablage bieten sich drei Möglichkeiten: Kästchen, Ordner-zum Beispiel eine Visitenkarten-Mappe aus hochwertigem Leder- und Computer.

In die Kästchen werden die Karten alphabetisch einsortiert oder nach Firmen sortiert. Diese etwas altmodische Variante bietet den Vorteil, dass persönliche Notizen nicht verloren gehen. In den Ordnern ohne Abc-Register ist das Sortieren nach Alphabet schwierig.

Das Speichern der Daten von gedruckten Visitenkarten im Computer ist arbeitsaufwändiger. Alle Angaben einschließlich möglicher persönlicher Notizen müssen erst in das System eingegeben werden. Der Vorteil ist jedoch, dass die Eingaben unter verschiedenen Rubriken angelegt werden können, etwa: Zuname, Firmen-Name, Stichwörter wie "brandneu".

Tipp:
Kartei, Ordner und Datei regelmäßig prüfen und aktualisieren.

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